Авансовый отчет – это неотъемлемая часть бизнес-процесса для многих компаний. Он позволяет сотрудникам оформлять затраты, связанные с командировками или другими служебными поездками, и получать возмещение.
При наличии правильно настроенной системы авансовых отчетов, компания может эффективно контролировать расходы сотрудников и с минимальными усилиями обеспечивать прозрачность бухгалтерского учета.
В этой статье мы рассмотрим, как настроить авансовый отчет в программе 1С 8.3. Мы подробно разберем все необходимые шаги, начиная от создания формы авансового отчета до настройки прав доступа к этой форме для сотрудников.
Шаг 1: Создание формы авансового отчета
Первым шагом в настройке авансового отчета является создание соответствующей формы документа в программе 1С 8.3. Для этого необходимо выбрать правильные настройки формы и добавить необходимые реквизиты, такие как дата создания отчета, сумма затрат, наименование организации и т.д. Важно подобрать удобное и понятное пользователю интерфейсное решение, чтобы сотруднику было легко заполнять и отправлять отчеты.
Примечание: Не забудьте также настроить дополнительные правила заполнения формы и обязательные поля для заполнения.
Авансовый отчет в 1С 8.3: инструкция по настройке
Первым шагом необходимо настроить регистры сведений и регистры бухгалтерии для учета расходов по командировкам. Последующие шаги включают создание необходимых конфигураций, наполнение их данными и установку прав доступа для сотрудников.
Для начала настройки регистров сведений и регистров бухгалтерии необходимо зайти в конфигурацию «Управление кадровыми данными», раздел «Регистры сведений». Здесь нужно создать регистры, которые будут использоваться для учета затрат по командировкам. Для этого следует выбрать пункт «Создать регистр сведений», указать его наименование и выбрать необходимые реквизиты.
Далее, настройте регистры бухгалтерии, которые будут использоваться для учета авансов. Для этого зайдите в раздел «Регистры бухгалтерии кадрового учета» и создайте новый регистр счета. Укажите его наименование, номер счета и установите признаки, определяющие его вид.
После настройки регистров можно приступить к созданию конфигурации для авансовых отчетов. Для этого перейдите в конфигурацию «Управление кадровыми данными», раздел «Схемы электронных документов». Здесь нужно создать новую схему, назвать ее «Авансовый отчет» и указать соответствующие реквизиты.
В дальнейшем следует наполнить конфигурацию данными. Для этого зайдите в раздел «Формы ввода и вывода», выберите созданную ранее схему и заполните необходимые поля и реквизиты.
Наконец, для назначения прав доступа к авансовым отчетам для сотрудников, зайдите в раздел «Роли и задачи пользователя», выберите нужную роль и настройте ее права доступа.
Процесс настройки авансового отчета в программе 1С 8.3 требует систематического и внимательного подхода. Следуя данной инструкции, вы сможете правильно настроить авансовые отчеты в своей компании и эффективно контролировать затраты сотрудников.
Подготовка к настройке авансового отчета
Перед тем как приступить к настройке авансового отчета в программе 1С 8.3, необходимо выполнить несколько подготовительных шагов. Эти шаги помогут вам создать все необходимые настройки и данные, чтобы авансовый отчет работал правильно.
Вот несколько важных этапов подготовки:
- Установите и настройте программу 1С 8.3. Убедитесь, что программа работает корректно и вы имеете все необходимые права доступа для настройки отчетов.
- Создайте справочник «Сотрудники». В этом справочнике будут содержаться все данные о сотрудниках, которым будет нужно заполнять авансовый отчет. Важно правильно заполнить все необходимые поля, включая ФИО, должность, подразделение и т.д.
- Определите список статей затрат. Для каждого сотрудника можно завести список статей затрат, которые он может указывать в авансовом отчете. Например, это могут быть статьи затрат, связанные с командировками, закупкой офисной канцелярии и прочее.
- Настройте доступ сотрудников к авансовому отчету. Установите права доступа в программе 1С 8.3 так, чтобы только определенные сотрудники имели возможность создавать и редактировать авансовый отчет. Это можно сделать через настройки ролей и профилей в программе.
- Установите шаблон отчета. В программе 1С 8.3 можно создать шаблоны отчетов, которые будут использоваться при создании авансового отчета. Эти шаблоны могут содержать заголовки, поля для ввода данных и другую информацию, необходимую для заполнения отчета.
Выполнив все эти этапы подготовки, вы будете готовы к настройке авансового отчета в программе 1С 8.3. В следующих разделах статьи мы подробно рассмотрим все настройки и шаги создания отчета, чтобы вы могли успешно использовать эту функцию в своей компании.
Шаги настройки авансового отчета в 1С 8.3
Шаг 1: Создание регистра сведений «Авансовые отчеты и запросы»
Первым шагом необходимо создать регистр сведений «Авансовые отчеты и запросы», который будет использоваться для учета и хранения информации об авансовых отчетах.
Для создания регистра сведений выполните следующие действия:
- Откройте конфигурацию в режиме разработки.
- Перейдите в режим объектов.
- Выберите раздел «Регистры сведений».
- Нажмите кнопку «Создать».
- В появившемся окне выберите тип регистра «Сведения» и введите название регистра «Авансовые отчеты и запросы».
- Укажите необходимые реквизиты, такие как: «Дата подачи отчета», «Сумма аванса» и т.д.
- Сохраните созданный регистр сведений.
Шаг 2: Создание документа «Авансовый отчет»
Далее необходимо создать документ «Авансовый отчет», который будет использоваться для внесения информации о затратах и полученных авансах.
Для создания документа выполните следующие действия:
- Откройте конфигурацию в режиме разработки.
- Перейдите в режим объектов.
- Выберите раздел «Документы».
- Нажмите кнопку «Создать».
- В появившемся окне выберите тип документа «Авансовый отчет» и введите название документа.
- Укажите необходимые реквизиты, такие как: «Дата отчета», «Сотрудник», «Сумма аванса» и т.д.
- Добавьте табличную часть для учета затрат.
- Сохраните созданный документ.
Шаг 3: Настройка регистра сведений «Авансовые отчеты и запросы» в документе «Авансовый отчет»
Для того чтобы информация о созданных авансовых отчетах автоматически записывалась в регистр сведений «Авансовые отчеты и запросы», необходимо настроить соответствующую функциональность в документе «Авансовый отчет».
Для настройки выполните следующие действия:
- Откройте конфигурацию в режиме разработки.
- Перейдите в режим объектов.
- Выберите созданный ранее документ «Авансовый отчет».
- Откройте режим реквизитов документа.
- Выберите реквизит «РегистрЗапись» и настройте его свойства:
- В поле «Тип» выберите тип регистра «Регистр Сведений».
- В поле «Имя регистра» укажите название регистра, созданного на предыдущем шаге.
- В поле «Доступность» укажите «Да» для разрешения записи в регистр.
- Сохраните изменения в документе.
Теперь авансовый отчет в 1С 8.3 будет готов к использованию!
Вы можете вносить информацию о затратах и полученных авансах в созданный документ «Авансовый отчет» и она будет автоматически записываться в регистр сведений «Авансовые отчеты и запросы». Это позволит вам учет и анализировать затраты по каждому авансовому отчету.
Проверка и использование авансового отчета
После того как авансовый отчет был создан и заполнен, необходимо его проверить перед его использованием. Проверка авансового отчета включает следующие шаги:
- Убедитесь, что все необходимые поля заполнены корректно. Проверьте, что указаны все суммы расходов и доходов, а также корректно выбраны счета.
- Проверьте расчетный лист в авансовом отчете, чтобы убедиться, что расчеты по каждому пункту выполняются правильно и сумма расходов сходится с указанными в отчете.
- Проверьте, что все документы, подтверждающие расходы и доходы, правильно прикреплены к авансовому отчету. Убедитесь, что каждый документ имеет соответствующий номер и дату.
- Проверьте, что авансовый отчет соответствует предельно допустимой сумме. Если сумма превышает предельную допустимую сумму, может потребоваться утверждение надлежащими лицами.
- Проверьте, что все счета, указанные в авансовом отчете, открыты и активны в системе. Если какой-либо счет неактивен или не открыт, убедитесь, что он активирован и доступен для использования.
После прохождения проверки можно начать использование авансового отчета. В зависимости от процедур в вашей компании, авансовый отчет может быть представлен для утверждения надлежащими лицами или передан в бухгалтерию для дальнейшей обработки.
При использовании авансового отчета необходимо внимательно отслеживать все платежи и убедиться, что они соответствуют указанным в отчете расходам и доходам. Если возникают расхождения или ошибки, необходимо незамедлительно связаться с финансовым отделом или ответственным лицом для исправления ситуации.